Un logiciel de gestion des effectifs sans poste fixe doit fonctionner pour des personnes qui ne travaillent pas à un bureau. Dans WorkAxle, un travailleur de première ligne pointe son arrivée et son départ, et répond à l'attestation de fin de quart, à partir de l'application employé sur iOS ou Android, ou d'un kiosque sur place. Chaque pointage peut être vérifié par géorepérage, par balise Bluetooth ou par reconnaissance faciale, selon la configuration de chaque entreprise et de chaque site. Le travailleur voit aussi son propre horaire publié dans la même application.
Les personnes au cœur de votre horaire travaillent rarement à un bureau. WorkAxle commence là où elles travaillent.
Agents de sécurité, infirmières, travailleurs de production, employés de magasin, personnel au sol. Ils consultent leur horaire sur un téléphone ou à un kiosque sur le site. C'est sur ce parcours que se joue le déploiement auprès des employés sans poste fixe.
Testez d'abord le parcours du travailleur. C'est là que se joue le déploiement.
Chaque fonctionnalité d'une liste restreinte suppose que le travailleur peut y accéder. Une démonstration faite sur l'ordinateur d'un gestionnaire ne montre jamais cette partie.
Un employé sans poste fixe rencontre le système au début d'un quart, sur un téléphone ou devant un écran partagé près de la porte. Le parcours à tester avant tout le reste est donc court, et on peut le vérifier facilement : se connecter, pointer son arrivée sur un vrai site, voir sa semaine et répondre aux questions que l'organisation pose au pointage de départ. Si ce parcours exige un contournement, aucune profondeur de planification derrière ne sauvera le déploiement.
Dans WorkAxle, les travailleurs se connectent par l'authentification unique de l'entreprise, que les grandes organisations utilisent habituellement, ou avec une adresse courriel et un mot de passe. L'application employé fonctionne sur iOS et Android. Là où l'organisation préfère du matériel partagé, un kiosque ou une tablette enregistrée sur le site prend en charge le pointage.
Ce qu'un employé sans poste fixe fait dans l'application employé.
| Action | Comment ça fonctionne |
|---|---|
| Commencer et terminer le quart | Pointer l'arrivée et le départ d'un quart planifié ou ponctuel, et commencer et terminer ses pauses. |
| Répondre à l'attestation | Au pointage de départ, l'application pose les questions d'attestation que votre organisation configure. Elles peuvent être les mêmes que celles d'un kiosque partagé, ou différentes. |
| Voir son propre horaire | Les employés voient leur propre horaire, leurs quarts et leur profil. Les horaires restent visibles du seul planificateur jusqu'à leur publication, par jour, par semaine ou par quarts sélectionnés. |
| Être avisé d'un changement | La publication envoie une notification à l'application employé, et un courriel là où le courriel est activé. Les annonces rejoignent toute l'organisation, un emplacement ou un service, sous forme de notification poussée ou de publication silencieuse dans l'application. |
| Accepter ou refuser un quart offert | Dans les opérations syndiquées et de répartition qui le configurent, la candidature sur un quart ouvert est réservée aux personnes qualifiées. Les échanges entre collègues et les dons de quarts passent par l'approbation d'un gestionnaire. Le refus d'un quart offert demande un court motif que le gestionnaire peut consulter. |
| Travailler dans sa langue | La plateforme est multilingue et prend en charge les langues qui s'écrivent de gauche à droite et de droite à gauche, avec une internationalisation complète des dates, des devises et de la terminologie réglementaire. |
Un pointage fait sur un téléphone soulève la question de la vérification. Autant y répondre.
Laisser un travailleur pointer sur son téléphone ne fonctionne que si le pointage prouve encore qui a pointé, et où.
Qui a pointé.
La reconnaissance faciale peut être exigée au pointage d'arrivée et de départ. C'est un paramètre, et non un élément fixe. Elle est activée par défaut dans les déploiements sur kiosque.
Là où un appareil partagé est préféré, une tablette ou une horloge enregistrée est liée à un emplacement. Elle n'accepte que les pointages des employés planifiés à cet endroit, et l'enregistrement peut être rendu obligatoire sur tous les sites lorsque la configuration le prévoit.
Où la personne a pointé.
Un géorepérage trace un périmètre autour d'un site et refuse tout pointage fait à l'extérieur. Une balise Bluetooth va plus loin : elle est liée à un emplacement, indique au travailleur s'il est à portée, et n'accepte le pointage d'arrivée et de départ qu'une fois qu'il l'est.
Les grands sites optent pour le géorepérage. Un poste où la présence physique est ce qui se facture opte pour la balise. La page Temps et présence explique comment choisir entre les deux.
→ La méthode se choisit site par site. Le pointage est vérifié dans tous les cas.
Au Canada, le choix de la méthode de vérification soulève une deuxième question.
Un fournisseur national de sécurité pour opérations aéroportuaires utilise WorkAxle dans les grands aéroports canadiens, avec plusieurs conventions collectives dans un seul déploiement. Cet effectif est sans poste fixe au sens strict : des agents qui se présentent à un point de contrôle plutôt qu'à un bureau. Une société d'État canadienne a automatisé l'un des portefeuilles de conventions collectives les plus complexes de son secteur grâce au générateur de règles sans code.
Au Québec, la reconnaissance faciale au pointage soulève ses propres questions juridiques. Comme les méthodes de vérification sont configurées par entreprise et par site, une organisation peut utiliser le géorepérage ou les balises aux emplacements où la biométrie ne convient pas, et la reconnaissance faciale là où elle convient.
Les règles sur la biométrie se trouvent aux articles 44 et 45 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information. Nul ne peut exiger que l'identité d'une personne soit vérifiée par un procédé biométrique sans l'avoir divulgué au préalable à la Commission d'accès à l'information et sans le consentement exprès de cette personne (art. 44). La création d'une banque de caractéristiques biométriques doit être divulguée à la Commission au plus tard 60 jours avant sa mise en service (art. 45). La Loi 25 a ajouté la divulgation préalable du procédé à l'article 44 et le délai de 60 jours à l'article 45. Ces modifications sont en vigueur depuis le 22 septembre 2022.
Le 22 septembre 2023, c'est la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé qui a changé. Depuis cette date, une entreprise doit mener une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour tout projet d'acquisition, de développement ou de refonte d'un système d'information impliquant des renseignements personnels. Un renseignement biométrique y est aussi considéré comme sensible.
Ces obligations s'appliquent selon les faits de chaque projet. Vérifiez auprès de la Commission d'accès à l'information pour vos propres sites. Rien de ce qui précède ne constitue un avis juridique.
L'application employé se limite au quart de travail.
On pourrait présenter l'application de première ligne comme une plateforme de communication, un réseau social et un carrefour de mobilisation. Il est plus utile de dire ce qu'elle est. Elle se limite au quart de travail. Un travailleur l'ouvre pour voir son horaire, pour commencer ou terminer son travail et pour répondre à ce que l'organisation doit savoir au pointage de départ.
Une application ciblée se déploie plus facilement. Tout ce qui demande à un travailleur de première ligne d'adopter une nouvelle habitude quotidienne ajoute un risque que quelqu'un doit gérer. Ce quelqu'un est habituellement un superviseur à qui il manque déjà deux personnes sur le quart de jour.
La profondeur se trouve du côté des gestionnaires, dans une application distincte avec des autorisations selon le rôle : visibilité sur l'emplacement avec filtrage par service, trous de couverture, approbations, et le moteur de règles qui fonctionne sous l'ensemble.
Là où les employés sans poste fixe forment tout l'effectif, et non une partie.
Sécurité et gardiennage.
Des agents qui se présentent à un poste plutôt qu'à un bureau, sur des sites qui n'ont ni le même client ni la même convention. Voir le logiciel de planification des agents de sécurité.
Aviation et assistance en escale.
Personnel au sol, contrôle et aire de trafic, où la qualification qui autorise une personne à occuper un poste est vérifiée à l'affectation du quart. Voir les opérations aéroportuaires.
Santé et centres d'hébergement.
Du personnel clinique dont l'admissibilité à une unité est une question de titres avant d'être une question de disponibilité. Voir le logiciel de planification du personnel de santé.
Commerce de détail, fabrication et construction.
Des équipes de magasin, de production et de chantier qui font des rotations, se déplacent d'un lieu à l'autre et travaillent rarement à un bureau au cours d'une semaine. Voir le logiciel de planification pour la construction.
La gestion des effectifs sans poste fixe : vos questions, nos réponses.
Comment les employés sans poste fixe se connectent-ils à WorkAxle?
Par l'authentification unique de l'entreprise, que les grandes organisations utilisent habituellement, ou avec une adresse courriel et un mot de passe. Une fois connecté, le travailleur pointe son arrivée et son départ, prend ses pauses et répond aux attestations de fin de quart à partir de l'application employé WorkAxle sur iOS ou Android.
WorkAxle fonctionne-t-il pour les effectifs sans poste fixe au Canada?
Oui. Un fournisseur national de sécurité pour opérations aéroportuaires utilise WorkAxle dans les grands aéroports canadiens, avec plusieurs conventions collectives dans un seul déploiement. Une société d'État canadienne a automatisé l'un des portefeuilles de conventions collectives les plus complexes de son secteur grâce au générateur de règles sans code. Les méthodes de vérification sont configurées par entreprise et par site. Une organisation peut donc utiliser le géorepérage ou les balises là où la reconnaissance faciale ne convient pas.
Que peut faire un travailleur de première ligne dans l'application employé?
Pointer l'arrivée et le départ d'un quart planifié ou ponctuel, commencer et terminer ses pauses, répondre aux questions d'attestation configurées pour le pointage de départ, voir son propre horaire publié et recevoir des annonces sous forme de notification poussée ou de publication silencieuse dans l'application.
Chaque travailleur doit-il avoir son propre appareil?
Non. Là où l'organisation préfère du matériel partagé, un kiosque ou une tablette sur le site prend en charge le pointage, avec la reconnaissance faciale activée par défaut dans les déploiements sur kiosque. Un appareil enregistré peut être lié à un emplacement, de sorte qu'il n'accepte que les pointages des employés planifiés à cet endroit. L'enregistrement peut être rendu obligatoire sur tous les sites lorsque la configuration le prévoit.
Comment un employé sans poste fixe apprend-il un changement d'horaire?
Les horaires restent visibles du seul planificateur jusqu'à leur publication, par jour, par semaine ou par quarts sélectionnés. La publication envoie une notification à l'application employé, et un courriel là où le courriel est activé. Les annonces peuvent être envoyées à toute l'organisation, à un emplacement ou à un service.
Comment un pointage fait sur un téléphone est-il vérifié?
Les méthodes de vérification sont configurées par entreprise et par site. Un géorepérage refuse tout pointage fait à l'extérieur du périmètre d'un site. Une balise Bluetooth liée à un emplacement n'accepte le pointage d'arrivée et de départ qu'une fois l'employé à portée. La reconnaissance faciale peut être exigée au pointage d'arrivée et de départ.
Les gestionnaires et les travailleurs voient-ils la même chose?
Non. Les employés ne voient que leur propre horaire, leurs quarts et leur profil. Les gestionnaires utilisent une application distincte, avec une visibilité sur leur emplacement, un filtrage par service et des accès définis selon le rôle.
Est-ce que cela fonctionne pour un effectif qui ne partage pas une même langue?
Oui. WorkAxle est multilingue et prend en charge les langues qui s'écrivent de gauche à droite comme de droite à gauche, avec des personnalisations propres à chaque marque et une internationalisation complète des dates, des devises et de la terminologie réglementaire.
Apportez le site le plus difficile à déployer.
Comment le pointage est-il vérifié?
Reconnaissance faciale, balises Bluetooth et géorepérage, configurés par entreprise et par site plutôt qu'imposés comme méthode unique.
Qu'advient-il des heures ensuite?
Elles sont classées selon vos règles, avec les heures supplémentaires, les primes et les différentiels calculés avant que le fichier arrive à la paie.
Testez-le avec votre site le plus difficile.
L'emplacement où le roulement est le plus élevé et la convention la plus compliquée. C'est celui-là qui mérite une démo.