Chaque unité dotée d'un clinicien que les règles autorisent.

Une liste de disponibilités vous donnera un nom. Elle ne vous dira pas si ce clinicien détient une compétence active pour l'unité, si son permis expire jeudi ou si le quart le place à l'intérieur d'une période de repos minimal qu'il ne peut pas franchir.

WorkAxle répond à ces questions avant que l'offre parte. Les listes d'employés disponibles sont calculées à partir du rôle, des compétences et des certifications inscrits au profil, ainsi que des conflits avec les quarts existants. Un clinicien non admissible n'apparaît donc jamais comme option. La même vérification s'applique à une modification, à un échange et à une prise de quart.

Au Québec, par exemple, les activités réservées aux infirmières et aux infirmiers par l'article 36 de la Loi sur les infirmières et les infirmiers ne peuvent être exercées que par une personne inscrite au tableau de l'Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ), sous réserve des droits des autres professionnels et des exceptions prévues par la loi. Cette inscription est une condition d'accréditation, et c'est au moment de l'affectation qu'elle doit être vérifiée.

Les permis, les certifications et les compétences par unité portent des dates de validité, et le moteur agit sur elles à trois moments.

• Avant l'expiration. Une alerte de renouvellement se déclenche pendant que le clinicien est encore autorisé à travailler.
• À l'échéance. L'expiration déclenche une reclassification automatique. L'accréditation échue cesse alors de qualifier qui que ce soit pour quoi que ce soit.
• À l'affectation. Le moteur de règles signale le conflit au moment même où un planificateur l'aurait créé.

Le moteur avertit, et la décision reste à votre équipe. Une infirmière responsable qui doit exercer son jugement peut toujours le faire, avec la règle affichée et la dérogation consignée avec l'horodatage, l'auteur et le motif. C'est ce journal qu'un audit des accréditations demandera des mois plus tard. L'ensemble des paramètres se trouve dans le moteur de règles sans code que votre propre équipe configure.

Ce rappel de la Loi sur les infirmières et les infirmiers (RLRQ, chapitre I-8) ne constitue pas un avis juridique. Les conditions d'exercice et leurs exceptions sont fixées par la loi et encadrées par l'ordre professionnel. Confirmez celles qui s'appliquent à votre personnel auprès de l'OIIQ ou d'un conseiller qualifié.

WorkAxle prend en charge la mise aux enchères de quarts pour l'autoplanification du personnel infirmier, avec priorité selon le niveau d'emploi et des périodes de 6 à 8 semaines. Les exigences de couverture et les règles de pauses sont appliquées comme contraintes strictes. Les cliniciens choisissent les périodes qu'ils veulent, et le moteur maintient la couverture de l'unité.

Les quarts ouverts se comblent de la même façon. Seules les personnes qualifiées peuvent soumissionner sur un quart ouvert. Un échange entre collègues et un don de quart passent par l'approbation d'un gestionnaire, et la demande d'approbation affiche l'effet sur les heures et les heures supplémentaires avant que quiconque clique sur oui. Le gestionnaire n'a plus à passer ses journées au téléphone, et la décision lui revient toujours.

Lorsqu'un quart reste vacant, la liste d'appel prend le relais. Triez une liste priorisée de cliniciens admissibles selon les champs qu'utilise votre convention, et consignez chaque tentative de contact avec la méthode, le résultat et l'horodatage. Si quelqu'un demande plus tard si les heures supplémentaires ont été offertes selon l'ancienneté, la réponse est un registre plutôt qu'un souvenir. La façon dont le moteur d'affectation produit une ébauche conforme explique l'étape de génération, y compris les cycles rotatifs de 16 semaines et plus.

Couverture des horaires en résidence de soins, sur plusieurs sites

L'hébergement de soins pose le même problème sous une autre forme : de petits sites, peu d'encadrement et du personnel qui se déplace d'une résidence à l'autre. Les minimums de couverture, les compétences et les règles de repos sont configurés par site, tandis que les heures s'accumulent de façon centralisée. Un seuil d'heures supplémentaires s'applique donc à tout ce qu'un membre du personnel a travaillé dans la semaine, et non à la part d'une seule résidence.

Chacune est codifiée une seule fois et vérifiée sur chaque horaire, chaque affectation de quart et chaque enregistrement de temps. Un manquement ressort pendant la création de l'horaire, le seul moment où un planificateur peut encore agir.

• Repos et heures. Repos minimal entre les quarts, heures consécutives maximales, plafonds d'heures cumulées et seuils de jours de congé.
• Modalités de la convention. Ordre d'ancienneté pour une offre d'heures supplémentaires, heures garanties, structure des primes et rotations, avec plusieurs conventions collectives automatisées dans un seul déploiement.
• Conditions d'accréditation. La catégorie de permis et la compétence d'unité qu'une affectation exige avant même de pouvoir être offerte.
• Dates d'entrée en vigueur. Une clause renégociée est préparée avec sa date de début, s'active sans toucher aux horaires publiés et reste reconstituable telle qu'elle était à n'importe quelle date passée.

C'est votre propre équipe qui rédige ces règles, sans billet de soutien. Avant qu'un changement entre en vigueur, exécutez l'ensemble de règles à blanc sur des scénarios de production et voyez exactement ce qui change.

Les règles de rémunération et de dotation des soins ne sont pas uniformes sur l'ensemble d'un réseau. Elles varient selon l'établissement, selon la convention collective qui couvre chaque groupe d'employés et selon la juridiction. Deux personnes qui font le même travail à deux adresses peuvent donc relever de règles différentes.

Pour le système, une conséquence s'impose. Les règles de paie doivent s'appliquer selon l'emplacement de l'employé plutôt que selon l'employeur, et chaque seuil doit être configurable par juridiction et par groupe. Les règles sont datées : une clause renégociée peut être préparée avec sa date de début.

La page Exportation vers la paie montre comment ces règles s'appliquent selon l'emplacement de l'employé, dans chaque territoire où vous exercez vos activités.

Les règles de rémunération et de durée du travail varient selon l'établissement, la convention collective et la juridiction, et elles changent avec le temps. Vérifiez celles qui s'appliquent à vos établissements auprès de l'organisme compétent, comme la CNESST pour les normes du travail, ou d'un conseiller qualifié. Ce texte ne constitue pas un avis juridique.

L'exportation est propre parce que la classification a déjà eu lieu en amont.

• Primes et paliers. Les primes de nuit, de fin de semaine et de garde, les paliers d'heures supplémentaires et les différentiels propres à chaque convention sont classés par le moteur de règles à mesure que les heures sont travaillées. La personne responsable de la paie commence donc le cycle avec des heures déjà classées, sans travail de reconstitution.
• Feuilles de temps par type de temps. Les totaux sont générés automatiquement. L'approbation du gestionnaire devient le point de contrôle, et non l'étape d'assemblage des données.
• Des heures qui suivent le clinicien. Le cumul est centralisé pour tous les sites et toutes les unités. Un seuil d'heures supplémentaires s'applique donc à la personne, et non aux registres d'un seul emplacement.
• Recalcul rétroactif. Lorsqu'une règle change après coup, les périodes antérieures sont recalculées, avec un historique complet avant et après le changement.

L'un des plus grands groupes de pharmacies d'Europe

40 000+ employés, 2 700+ pharmacies en propre et 161 centres de distribution dans plus d'une vingtaine de marchés. Le groupe a commencé par la prévision plutôt que par l'horaire. Il a élaboré le modèle à partir de deux ans de ses propres données opérationnelles, y compris les ratios pharmaciens-clients et les minimums réglementaires de dotation. Il l'a validé dans une vingtaine de magasins, l'a étendu à une centaine et a déclaré une économie de 12 % sur les coûts salariaux.

Le secteur au complet, y compris la couverture des unités selon les accréditations et la préparation aux griefs, est présenté à la page gestion des effectifs en santé.

Lire l'étude de cas en pharmacie