Chaque poste couvert par un agent que le contrat autorise.

Une liste de disponibilités vous donnera un nom. Elle ne vous dira pas si cette personne détient la certification de port d'arme que le poste exige, si son habilitation pour le site de ce client est à jour, ni si ce quart lui fait franchir un seuil qui vous coûte la marge du contrat.

WorkAxle répond à ces questions avant que l'offre parte. Les qualifications des agents sont arrimées aux exigences des sites, de sorte qu'une offre de quart ouvert rejoint les agents qui peuvent réellement le prendre. Le déplacement d'un agent pour couvrir un autre site vérifie automatiquement les certifications pour ce site, ce client et ce rôle.

Les permis et les certifications sont suivis au moyen de champs à date d'effet. L'expiration déclenche une reclassification automatique, et le moteur de règles signale le conflit au moment de l'affectation. Les alertes de renouvellement se déclenchent avant la date d'expiration, en laissant le temps d'agir.

Le moteur avertit et permet une dérogation. Un superviseur qui doit trancher peut encore le faire : la règle est affichée et la dérogation est consignée. L'historique de qui a dérogé à quoi, et à quel moment, est précisément ce qu'un audit client demandera plus tard.

La couverture minimale, les exigences armé ou non armé, les qualifications et les règles selon l'heure de la journée sont vérifiées au moment de la planification. Un manquement apparaît avant la publication du quart. C'est le seul moment où le planificateur peut encore agir.

Les affectations d'un seul agent sont signalées pour les protocoles d'enregistrement, les certifications de travail en solo et les règles de gestion de la fatigue. Les nouveaux agents ne deviennent affectables qu'une fois chaque titre requis vérifié. L'écart de conformité qui s'ouvrirait autrement dès le premier jour se referme.

C'est le roulement qui rouvre sans cesse ces écarts. Dans une opération où le personnel change souvent, la classification est une décision prise constamment, pour de nouveaux agents, souvent dès leur premier quart.

Les qualifications sont liées aux taux de facturation, de sorte que chaque quart est affecté au bon palier d'agent. Les heures sont saisies et validées par site, par client et par palier de facturation, avec les exceptions signalées au pointage. Le temps travaillé et le temps facturé concordent, et les factures se rapprochent des contrats.

Dans une opération multisite, les heures s'accumulent de façon centralisée sur l'ensemble des sites. Les seuils d'heures supplémentaires s'appliquent au total des affectations de l'agent, peu importe le site où se trouve chaque quart.

C'est à ce seuil que la marge s'envole. En gardiennage contractuel, le taux de facturation est fixé le jour de la signature du contrat. La prime que vous payez pour garder un poste couvert correspond donc le plus souvent à des heures supplémentaires que le contrat client ne vous permet pas de facturer. Le levier, c'est de combler l'écart de couverture au taux normal, et non de resserrer l'approbation une fois l'heure consignée.

Au Québec, le plancher salarial des agents de sécurité d'agence est fixé par décret. Le Décret sur les agents de sécurité (RLRQ, c. D-2, r. 1) s'applique aux agences de sécurité et à leurs salariés, partout au Québec. Il ne vise pas, entre autres, le personnel qui assure la sécurité exclusivement pour son propre employeur.

Le décret distingue trois classes : la classe A, la classe A sur appel et la classe B, celle des salariés qui dirigent ou surveillent d'autres salariés. Il fixe un taux horaire minimal par classe, qui change à des dates prévues par le décret lui-même et non au 1er janvier. Des primes horaires s'y ajoutent, par exemple pour un agent armé, pour une formation en premiers soins ou pour le travail de nuit. Une prime dépend donc du poste, de la formation au dossier et de l'heure du quart, et plusieurs primes peuvent s'appliquer à la fois.

Pour les salariés visés, la semaine normale de travail est de 40 heures aux fins du calcul des heures supplémentaires (art. 3.01). Les heures supplémentaires sont majorées de 50 % (art. 3.04), et le décret précise quelles primes entrent dans ce calcul.

Deux conséquences pour le système. La configuration doit être à date d'effet, pour qu'un nouveau taux soit préparé avec sa date de début et entre en vigueur sans toucher aux horaires déjà publiés. Et les règles de travail doivent résider dans un moteur de règles sans code que l'équipe du client configure par site. Un emplacement porte ainsi ses propres classifications, tandis qu'un site qui n'est visé par aucune règle comparable n'hérite de rien qui ne le concerne pas.

Les registres sont l'autre moitié. Le Comité paritaire des agents de sécurité surveille l'application du décret et peut examiner le registre et la liste de paie de tout employeur. Selon les règlements du comité, l'employeur tient un registre qui indique, pour chaque jour, l'heure précise à laquelle le travail a commencé, a été interrompu, a repris et s'est terminé, ainsi que chaque lieu où le travail visé est effectué. Ce registre est conservé trois ans. L'employeur transmet aussi au comité, au plus tard le 15 de chaque mois, un rapport mensuel des heures normales et supplémentaires de chaque salarié pour le mois précédent, même lorsqu'aucun travail n'a été effectué.

Les heures doivent donc être justes avant que le rapport parte. Dans WorkAxle, chaque affectation, chaque statut de titre et chaque dérogation est consigné avec un horodatage, ce qui transforme un audit client de six mois en une affaire de minutes.

Le permis est l'autre contrainte. La Loi sur la sécurité privée (RLRQ, c. S-3.5) exige que la personne qui exerce une activité de sécurité privée, comme le gardiennage, et son supérieur immédiat détiennent tous deux un permis d'agent de la catégorie correspondante (art. 16). Ce permis est délivré par le Bureau de la sécurité privée (BSP) pour cinq ans (art. 21). Le personnel qui assure la sécurité exclusivement pour un employeur qui n'est pas du secteur de la sécurité privée n'a besoin du permis que si la sécurité est son activité principale. Avoir à son service un agent qui ne détient pas le permis requis constitue une infraction pour l'employeur lui-même (art. 117).

Un permis qui porte une date d'échéance est donc une contrainte de planification, au même titre qu'une certification. Dans WorkAxle, les permis et les certifications sont suivis au moyen de champs à date d'effet, puis vérifiés en fonction du site, du client et du rôle avant la publication d'une affectation.

Le décret, les règlements du Comité paritaire des agents de sécurité et les exigences du BSP évoluent avec le temps. Les exigences de registre et de rapport mensuel citées ici proviennent des règlements du comité, dans leur version administrative publiée sur son site. Vérifiez auprès du comité paritaire et du BSP pour vos propres sites. Rien de ce qui précède ne constitue un avis juridique.

Un fournisseur national de sécurité pour opérations aéroportuaires, Canada

Plusieurs conventions collectives syndicales, 8 000+ agents de contrôle syndiqués et une date de début de contrat fixe, sans lancement en douceur. Le fournisseur a été mis en service dans les grands aéroports canadiens en huit semaines, contre une norme sectorielle de douze à vingt-quatre mois. Il a déclaré une réduction de 22 % des coûts d'administration de la gestion des effectifs et 14 % moins de corrections d'erreurs. Tous nos clients ont atteint un RSI positif dès les premiers cycles de paie.

Lire l'étude de cas sur la sécurité aéroportuaire

Une entreprise mondiale de sécurité et de technologie opérationnelle, Australie

Une entreprise qui conçoit ses propres logiciels a choisi, cette fois, d'acheter plutôt que de construire. Elle a regroupé deux systèmes hérités dans un seul moteur de règles configurable. Les heures supplémentaires australiennes à trois volets et les types de temps des sous-traitants enregistrés fonctionnent par configuration, et non par du code sur mesure.

Lire l'étude de cas sur la sécurité en Australie

Le secteur au complet, y compris la conformité au travail isolé et la préparation aux audits clients, est présenté sur la page Sécurité et gardiennage.