Cada unidad cubierta por personal clínico que las reglas permiten.

Una lista de disponibilidad le da un nombre. No le dice si esa persona tiene una competencia activa para la unidad, si una certificación le vence el jueves, o si el turno la mete en una ventana de descanso mínimo que no puede cruzar.

WorkAxle lo responde antes de que salga la oferta. Las listas de personal disponible se calculan a partir del puesto, las habilidades y las certificaciones del perfil, más los conflictos con turnos ya asignados, así que alguien que no es elegible nunca aparece como opción. La misma revisión corre en una edición, una permuta y un turno tomado.

Las acreditaciones, las certificaciones y las competencias por unidad tienen fecha de vigencia, y el motor actúa sobre ellas en tres momentos.

• Antes del vencimiento. Sale una alerta de renovación mientras la persona todavía está habilitada para trabajar.
• Al vencer. El vencimiento dispara una reclasificación automática, así que la credencial deja de habilitar a nadie para nada.
• Al asignar. El motor de reglas marca el conflicto en el momento en que quien programa lo habría creado.

El sistema advierte, y cada paso queda registrado. La alerta, la reclasificación y la asignación quedan registradas con fecha, hora y responsable, así que lo que pasó con cada credencial se puede reconstruir. Ese historial es lo que una auditoría de credenciales pide meses después. La superficie completa de configuración está en el motor de reglas sin código que configura su propio equipo.

WorkAxle permite la elección de turnos para la autoprogramación de enfermería, con prioridad por nivel de contratación en periodos de 6 a 8 semanas. Los requisitos de cobertura y las reglas de descanso se aplican como restricciones firmes. El personal elige los periodos que quiere, y el motor sostiene el piso.

La cobertura abierta se llena igual. La elección de un turno abierto se condiciona a la calificación, una permuta entre compañeros y una donación de turno pasan por la autorización del supervisor, y al autorizar se ve el impacto en horas y en tiempo extra antes de que alguien diga que sí. El supervisor deja de andar al teléfono sin perder la decisión.

Cuando un turno sigue sin cubrirse, entra la lista de llamada. Se ordena una lista priorizada de personal clínico elegible por los campos que usa su contrato, y cada intento de contacto queda registrado con su método, su resultado, la fecha y la hora. Si después alguien pregunta si el tiempo extra se ofreció por orden de antigüedad, la respuesta es un registro y no un recuerdo. Cómo arma el motor de asignación un borrador que cumple cubre el paso de generación, incluidos los ciclos rotativos de 16 semanas y más.

Cobertura del rol entre residencias de cuidado

Las residencias de cuidado tienen el mismo problema con otra forma: sitios pequeños, poca supervisión y personal que se mueve entre residencias. La cobertura mínima, las competencias y las reglas de descanso se configuran por sitio mientras las horas se acumulan de forma central, así que un umbral de tiempo extra aplica a todo lo que una persona trabajó esa semana y no a la parte de una sola residencia.

Cada una se codifica una vez y se revisa en cada rol, cada asignación y cada registro de tiempo. El incumplimiento aparece mientras se arma el rol, que es el único momento en que quien programa todavía puede actuar. El sistema advierte, y cada decisión queda en el registro auditable.

• Descanso y horas. Descanso mínimo entre turnos, máximo de horas consecutivas, topes de horas acumuladas y umbrales de días libres.
• Términos del contrato. Orden de antigüedad en una oferta de tiempo extra, horas garantizadas, estructura de primas y rotaciones, con varios contratos colectivos automatizados en una sola implementación.
• Condiciones de credenciales. El tipo de acreditación y la competencia por unidad que una asignación exige antes de poder ofrecerla siquiera.
• Vigencia por fecha. Una cláusula renegociada se prepara con su fecha de inicio, entra en vigor sin tocar los roles publicados, y se puede reconstruir tal como estaba en cualquier fecha pasada.

Estas reglas las escribe su propio equipo, no un ticket de soporte. Antes de que un cambio entre en producción, pruebe el conjunto de reglas en seco contra escenarios de producción y vea exactamente qué se mueve.

Las reglas del personal de salud no son uniformes en toda una red. Cambian según la institución, el contrato colectivo y la jurisdicción, así que dos personas que hacen el mismo trabajo en dos lugares distintos pueden quedar bajo reglas distintas. Y cambian en fechas fijadas de antemano, que no siempre coinciden con el año calendario.

De ahí sale una exigencia para el sistema. Las reglas de pago tienen que aplicarse según la ubicación de cada persona y no según el empleador, con cada umbral configurable por jurisdicción y por grupo.

Las credenciales también dependen del lugar. En México, la Ley General de Salud pide que los títulos profesionales de medicina, enfermería y las demás disciplinas que enumera estén legalmente expedidos y registrados por las autoridades educativas, y que quien ejerce esas profesiones muestre al público el número de su cédula profesional y, en su caso, el Certificado de Especialidad vigente. En WorkAxle, lo que su institución exige para cada puesto se lleva como credencial en el perfil, con su fecha de vigencia cuando la tiene, y se revisa al asignar. La revisión se hace contra lo que su equipo registró en el perfil, no contra el registro de la SEP.

Las reglas laborales y profesionales varían por institución, por contrato colectivo y por jurisdicción, y cambian con el tiempo. Este texto no constituye asesoría legal. Confirme las suyas con la STPS u otra autoridad laboral que corresponda, con la autoridad educativa o sanitaria, o con un asesor calificado.

La exportación sale limpia porque la clasificación ya ocurrió antes.

• Primas y niveles. Las primas de noche, de fin de semana y de guardia, los niveles de tiempo extra y los diferenciales propios de cada contrato los clasifica el motor de reglas conforme ocurren las horas, así que quien coordina la nómina empieza el ciclo con horas clasificadas y no con un trabajo de reconstrucción.
• Tarjetas de tiempo por tipo de tiempo. Los totales se generan solos, así que la autorización del supervisor es el punto de control y no el paso de armar los datos.
• Horas que siguen a la persona. La acumulación es central entre todos los sitios y unidades, así que un umbral de tiempo extra aplica a la persona y no a los registros de una sola ubicación.
• Recálculo retroactivo. Cuando una regla cambia después, los periodos históricos se recalculan con el historial completo de antes y después.

Uno de los grupos farmacéuticos más grandes de Europa

Más de 40,000 empleados, más de 2,700 farmacias propias y 161 centros de distribución en más de dos docenas de mercados. El grupo empezó por el pronóstico y no por el rol: construyó el modelo con dos años de sus propios datos operativos, incluidas la proporción de farmacéuticos por cliente y los mínimos regulatorios de dotación, lo probó en unas veinte tiendas, lo escaló a unas cien y reportó un ahorro de 12% en el costo salarial de sus empleados.

La vertical completa, incluida la cobertura por unidad según credenciales y la preparación para auditorías ante una queja sindical, está en operaciones de salud.

Leer el caso de las farmacias