Le formulaire est facultatif. Le registre, lui, ne l'est pas.

Ces obligations visent les contrats fédéraux américains. Pour les chantiers au Québec, l'équivalent relève de la Loi R-20 et de la Commission de la construction du Québec (CCQ), et il est présenté à la page planification pour la construction.

En vertu du 29 CFR 5.5(a), les clauses contractuelles Davis-Bacon sont insérées dans tout contrat visé de plus de 2 000 $ US pour la construction, la transformation ou la réparation d'un bâtiment public ou d'un ouvrage public, ou de travaux financés en tout ou en partie par des fonds fédéraux. La soumission est hebdomadaire. Le texte officiel, en anglais, le dit ainsi :

« The contractor or subcontractor must submit weekly, for each week in which any DBA- or Related Acts-covered work is performed, certified payrolls. »

29 CFR 5.5(a)(3)(ii)(A). Article modifié pour la dernière fois par 90 FR 1859, le 10 janvier 2025.

Le contenu est détaillé au 29 CFR 5.5(a)(3)(i)(B). Le 5.5(a)(3)(ii)(B) exige que la paie certifiée présente ces mêmes renseignements « accurately and completely », c'est-à-dire de façon exacte et complète, sans les numéros de sécurité sociale complets ni les coordonnées dans la transmission hebdomadaire. La liste comprend :

• pour chaque travailleur, la classification ou les classifications exactes du travail réellement effectué
• les taux horaires des salaires payés, y compris les taux des cotisations ou des coûts prévus pour des avantages sociaux de bonne foi (bona fide fringe benefits) des types décrits au 40 U.S.C. 3141(2)(B)
• le nombre d'heures réellement travaillées par jour et par semaine, au total et sur chaque contrat visé (on each covered contract)
• les retenues effectuées et les salaires réellement payés

Chaque soumission doit être accompagnée d'une déclaration de conformité signée (Statement of Compliance), en vertu du 5.5(a)(3)(ii)(C). Les registres sont conservés pendant au moins 3 ans après l'achèvement de tous les travaux du contrat principal, selon le 5.5(a)(3)(i)(A).

Et le formulaire lui-même est facultatif. Selon le 29 CFR 5.5(a)(3)(ii)(B), les renseignements exigés « may be submitted using Optional Form WH-347 or in any other format desired », soit au moyen du formulaire facultatif WH-347, soit dans tout autre format. Le plus difficile, ce n'est pas le formulaire. C'est le registre qui le sous-tend.

Les citations ci-dessus proviennent du texte en vigueur du 29 CFR part 5, tel que publié dans l'Electronic Code of Federal Regulations, et sont reproduites dans leur langue d'origine. Les obligations de salaire courant, les grilles salariales applicables (wage determinations) et leurs équivalents dans les États varient selon le contrat et la juridiction, et elles changent avec le temps. Vérifiez-les auprès de l'organisme émetteur pour vos propres contrats. Ce texte ne constitue pas un avis juridique.

Mieux vaut le dire clairement, car ce terme de recherche regroupe deux types de produits. Certains outils génèrent et transmettent la soumission hebdomadaire. WorkAxle ne le fait pas, et ce n'est pas un système de paie.

Ce que fait WorkAxle, c'est tenir la couche sur laquelle repose la soumission. Un système de paie sait passer du brut au net. Il ne sait pas quelle classification un travailleur a exercée mardi après-midi, à lequel de trois chantiers appartiennent ces quatre heures, ni si l'accréditation qui le qualifiait pour cette classification était valide ce jour-là. Ce sont des faits liés à la main-d'œuvre, établis en amont. S'ils sont faux, la déclaration est fausse, peu importe la qualité du générateur de formulaires.

Une fois classées, les heures sortent du système dans un fichier de paie. La page Exportation vers la paie présente le chemin d'exportation, les formats et la piste de vérification qui accompagne le fichier.

La réglementation exige la classification du travail réellement effectué. C'est en la reconstituant après coup que la paie certifiée dérape, parce que la personne qui la connaît est le contremaître, et que le registre arrive au bureau une semaine plus tard.

WorkAxle l'établit plus tôt. Les listes de travailleurs disponibles sont calculées à partir du rôle, des compétences et des certifications inscrits au profil du travailleur. Une personne qui ne détient pas une classification n'apparaît donc pas pour un travail qui l'exige. Les accréditations sont inscrites dans des champs datés, et l'expiration déclenche une reclassification automatique. Une certification échue retire ainsi le travailleur de la liste des personnes admissibles, au lieu de le faire passer discrètement sur une ligne de paie.

Le moteur avertit, et la décision reste à votre équipe. Un superviseur qui a une raison d'affecter quand même la personne peut le faire, avec la règle nommée et la dérogation consignée. Nommer la règle et conserver la dérogation, c'est ce qui rend le registre défendable plus tard. C'est dans le moteur de règles qui contient les règles du travail que ces règles sont rédigées et datées.

Les heures sont ensuite saisies par projet et par chantier, avec l'identité et l'emplacement vérifiés au pointage. Le moteur de règles classe les heures supplémentaires, les primes et les différentiels au moment de la classification du temps, plutôt que dans un chiffrier après coup. La page Temps et présence montre ce qui se passe au pointage, avec des heures vérifiées dès la saisie.

Une équipe qui travaille sur un seul chantier toute la semaine, c'est simple. La semaine qui coûte cher, c'est celle où un travailleur partage son mardi entre un chantier financé par le gouvernement fédéral et un chantier privé, qui comportent des taux et des obligations différents.

Les heures arrivent codées au bon chantier et à la bonne section locale syndicale. La répartition existe donc dans le registre, au lieu d'être estimée après coup. Les règles de paie s'appliquent selon l'emplacement du travailleur, ce qui compte lorsque vos activités s'étendent à des juridictions qui ont leurs propres régimes de salaire courant. Les taux et les classifications sont configurés comme des valeurs datées : un changement de grille peut être préparé avec sa date de début et s'activer sans toucher aux heures déjà saisies. Le chiffre inscrit dans ce champ provient de la grille salariale applicable (wage determination), un document que vous détenez. Le système, lui, conserve la date à laquelle il prend effet.

Lorsqu'un taux est corrigé après coup, les périodes antérieures peuvent être recalculées avec un historique complet avant et après le changement. La correction devient elle-même vérifiable, au lieu d'être un redressement inexpliqué.

Le travail au salaire courant se concentre dans les métiers de la construction, où une équipe se partage entre plusieurs chantiers et sections locales dans la même semaine. La page Construction et métiers multisites présente les heures codées par chantier et les règles multisites.

La période de conservation prévue au 29 CFR 5.5(a)(3)(i)(A) s'étend sur au moins 3 ans après l'achèvement de tous les travaux du contrat principal. Lorsque la soumission passe par un système électronique, le 5.5(a)(3)(ii)(A) exige que l'entrepreneur, l'organisme contractant et le département du Travail des États-Unis (Department of Labor) puissent tous y accéder sur demande pendant toute cette période.

Chaque pointage, chaque classification et chaque ligne de paie est traçable de bout en bout, et chaque modification et chaque dérogation sont consignées. C'est la différence entre répondre à une demande sur une semaine de 2024 et rouvrir tout un projet.

L'ensemble des activités dans lesquelles cela s'inscrit, du droit du travail et des conventions collectives jusqu'à la transmission à la paie, est présenté à la page Pour les RH et la paie.