¿Qué documentos debe conservar la empresa?
La Ley Federal del Trabajo de México obliga a la empresa a conservar y exhibir en juicio la nómina o los recibos de salario y los comprobantes de pago de vacaciones, aguinaldo, utilidades y primas2. Los contratos individuales, cuando no hay contrato colectivo o contrato ley aplicable, se guardan mientras dure la relación y un año después.
Los controles de asistencia, cuando se llevan en el centro de trabajo, la nómina y los comprobantes se guardan el último año y un año después de que termina la relación2. En una controversia, a la empresa le toca probar, entre otros, la fecha de ingreso, la jornada, el pago de los descansos, las vacaciones, las primas y el salario1.
Este texto no constituye asesoría legal. Las obligaciones varían según el centro de trabajo y cambian con el tiempo. Confirme las suyas con la Secretaría del Trabajo y Previsión Social o con un asesor calificado.
¿Cuánto tiempo se guarda cada documento?
| Documento | Cuándo aplica | Cuánto tiempo |
|---|---|---|
| Contratos individuales de trabajo | Cuando no hay contrato colectivo o contrato ley aplicable | Mientras dure la relación y hasta un año después |
| Listas de raya o nómina, o recibos de pago de salarios | Las listas, cuando se lleven en el centro de trabajo; los recibos, sin condición en la ley | Durante el último año y un año después de que termina la relación |
| Controles de asistencia | Cuando se lleven en el centro de trabajo | Durante el último año y un año después de que termina la relación |
| Comprobantes de pago de utilidades, vacaciones, aguinaldo, primas y cuotas de seguridad social | Sin condición en la ley | Durante el último año y un año después de que termina la relación |
| Los demás que señalen las leyes | Según cada ley | Lo que señale cada ley |
Si la empresa no los presenta, se presumen ciertos los hechos que la persona trabajadora afirma en su demanda sobre esos documentos, salvo prueba en contrario4.
¿Sobre qué le toca probar a la empresa?
En una controversia, el Tribunal puede pedirle a la empresa los documentos que la ley la obliga a conservar. Le corresponde probar su dicho sobre estos temas1:
- Fecha de ingreso.
- Antigüedad.
- Faltas de asistencia.
- Causa de rescisión de la relación de trabajo.
- Terminación de la relación o contrato para obra o tiempo determinado, en los términos de los artículos 37, fracción I, y 53, fracción III.
- Constancia de haber dado por escrito a la persona o al Tribunal la fecha y la causa del despido.
- El contrato de trabajo.
- Jornada de trabajo ordinaria y extraordinaria, «cuando ésta no exceda de nueve horas semanales».
- Pagos de días de descanso y obligatorios, y del aguinaldo.
- Disfrute y pago de las vacaciones.
- Pago de las primas dominical, vacacional y de antigüedad.
- Monto y pago del salario.
- Pago de la participación de los trabajadores en las utilidades.
- Incorporación y aportaciones al Instituto Mexicano del Seguro Social, al Fondo Nacional de la Vivienda y al Sistema de Ahorro para el Retiro.
Si los documentos se pierden por caso fortuito o fuerza mayor, la empresa sigue teniendo que probar su dicho por otros medios1.
¿En qué momento se genera cada documento?
Al contratar
Al checar
Los controles de asistencia se conservan cuando se llevan en el centro de trabajo2.
La reforma de 2026 agregó la obligación de registrar de manera electrónica la jornada de cada persona, incluido el horario de inicio y de fin, y de entregarlo a la autoridad cuando lo pida7. A quién aplica y quién queda exceptuado lo definirán disposiciones de la STPS que, según el decreto, entran en vigor a partir del 1 de enero de 20278.
Cada quincena
Si la persona la pide, la empresa le entrega una constancia escrita de los días trabajados y del salario percibido9.
En la nómina
Los recibos de salario y los comprobantes de pago de vacaciones, aguinaldo, utilidades y primas se conservan durante el último año y un año después de que termina la relación2.
Al terminar la relación
A quien lo pide o se separa de la empresa se le entrega, dentro de tres días, una constancia escrita de sus servicios3.
Tenga en cuenta
- Contrato colectivo. La obligación de conservar contratos individuales aplica «cuando no exista contrato colectivo o contrato Ley aplicable»2.
- Vacaciones. La constancia anual de antigüedad y vacaciones está en la página de vacaciones por antigüedad.
¿Qué deja abierto la ley?
A quién aplica el registro electrónico de jornada. Lo definirán disposiciones de la STPS que, según el decreto, entran en vigor a partir del 1 de enero de 20278. Al 21 de octubre de 2026 no las encontramos publicadas en el Diario Oficial. Confírmelo con su asesor.
Cuándo el registro es prueba plena. La ley dice que «hará prueba plena si se acredita que fue acordado entre la persona trabajadora y empleadora»7. Cómo se acredita ese acuerdo no lo dice. Confírmelo con su asesor.
La prueba de las horas extra. La fracción VIII del artículo 784 dice «cuando ésta no exceda de nueve horas semanales»1, y el tope de horas extra del decreto de 2026 sube a 10 en 202810. Cómo se leen juntas las dos cifras: confírmelo con su asesor.
Cuánto tiempo se guarda el registro electrónico. El artículo 804 no lo menciona por su nombre. Confirme el criterio con su asesor.
¿Qué dice exactamente la ley?
Artículo 804.- El patrón tiene obligación de conservar y exhibir en juicio los documentos que a continuación se precisan: I. Contratos individuales de trabajo que se celebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato Ley aplicable; II. Listas de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios; III. Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo; IV. Comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones y de aguinaldos, así como las primas a que se refiere esta Ley, y pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social; y V. Los demás que señalen las leyes. Los documentos señalados en la fracción I deberán conservarse mientras dure la relación laboral y hasta un año después; los señalados en las fracciones II, III y IV, durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral; y los mencionados en la fracción V, conforme lo señalen las Leyes que los rijan.
Artículo 805 si no se presentan los documentos
Artículo 805.- El incumplimiento a lo dispuesto por el artículo anterior, establecerá la presunción de ser ciertos los hechos que el actor exprese en su demanda, en relación con tales documentos, salvo la prueba en contrario.
Artículo 784 sobre qué le toca probar a la empresa
Artículo 784.- El Tribunal eximirá de la carga de la prueba al trabajador, cuando por otros medios esté en posibilidad de llegar al conocimiento de los hechos, y para tal efecto a petición del trabajador o de considerarlo necesario requerirá al patrón para que exhiba los documentos que, de acuerdo con las leyes, tiene la obligación legal de conservar en la empresa, bajo el apercibimiento de que, de no presentarlos, se presumirán ciertos los hechos alegados por el trabajador. En todo caso, corresponderá al patrón probar su dicho cuando exista controversia sobre: I. Fecha de ingreso del trabajador; II. Antigüedad del trabajador; III. Faltas de asistencia del trabajador; IV. Causa de rescisión de la relación de trabajo; V. Terminación de la relación o contrato de trabajo para obra o tiempo determinado, en los términos de los artículos 37, fracción I, y 53, fracción III, de esta Ley; VI. Constancia de haber dado por escrito al trabajador o al Tribunal de la fecha y la causa del despido. La negativa lisa y llana del despido, no revierte la carga de la prueba. Asimismo, la negativa del despido y el ofrecimiento del empleo hecho al trabajador, no exime al patrón de probar su dicho; VII. El contrato de trabajo; VIII. Jornada de trabajo ordinaria y extraordinaria, cuando ésta no exceda de nueve horas semanales; IX. Pagos de días de descanso y obligatorios, así como del aguinaldo; X. Disfrute y pago de las vacaciones; XI. Pago de las primas dominical, vacacional y de antigüedad; XII. Monto y pago del salario; XIII. Pago de la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas; y XIV. Incorporación y aportaciones al Instituto Mexicano del Seguro Social; al Fondo Nacional de la Vivienda y al Sistema de Ahorro para el Retiro. La pérdida o destrucción de los documentos señalados en este artículo, por caso fortuito o fuerza mayor, no releva al patrón de probar su dicho por otros medios.
Artículo 132, fracción XXXIV el registro electrónico de jornada
Artículo 132.- Son obligaciones de las personas empleadoras: […] XXXIV. Registrar de manera electrónica la jornada laboral de cada persona trabajadora, incluyendo el horario de inicio y finalización; así como proporcionarlo a la autoridad cuando se le requiera. La Secretaría del Trabajo y Previsión Social expedirá las disposiciones de carácter general que determinen el ámbito de aplicación y excepción a la obligación establecida en el párrafo que antecede. El contenido del registro electrónico hará prueba plena si se acredita que fue acordado entre la persona trabajadora y empleadora.
Decreto del 1 de mayo de 2026 cuándo entran las reglas de la STPS
Quinto. Las disposiciones de carácter general a que se refiere la fracción XXXIV del artículo 132 de la Ley Federal del Trabajo, entrarán en vigor a partir del 1 de enero de 2027.
Artículo 994, fracción IV Bis la multa del registro
Artículo 994. Se impondrá multa, por el equivalente a: […] IV Bis. De 250 a 5000 Unidades de Medida y Actualización, a la persona empleadora obligada que incumpla con lo dispuesto por la fracción XXXIV del artículo 132 de esta Ley.
Artículo 24 las condiciones por escrito
Artículo 24.- Las condiciones de trabajo deben hacerse constar por escrito cuando no existan contratos colectivos aplicables. Se harán dos ejemplares, por lo menos, de los cuales quedará uno en poder de cada parte.
Artículo 25 qué lleva el escrito
Artículo 25.- El escrito en que consten las condiciones de trabajo deberá contener: […] V. La duración de la jornada; […] IX. Otras condiciones de trabajo, tales como días de descanso, vacaciones y demás que convengan el trabajador y el patrón.
Artículo 132, fracción VII la constancia quincenal
Artículo 132.- Son obligaciones de las personas empleadoras: […] VII.- Expedir cada quince días, a solicitud de los trabajadores, una constancia escrita del número de días trabajados y del salario percibido;
Artículo 132, fracción VIII la constancia de servicios
Artículo 132.- Son obligaciones de las personas empleadoras: […] VIII.- Expedir al trabajador que lo solicite o se separe de la empresa, dentro del término de tres días, una constancia escrita relativa a sus servicios;
¿Cómo se sostiene con un sistema?
Una parte de la prueba sale del turno. Así queda en WorkAxle:
- Cada entrada y salida queda registrada con su hora. Con la app, además, se puede verificar la ubicación al marcar.
- Cuando un supervisor autoriza una excepción a una regla, la excepción queda registrada.
- Cuando se recalcula un periodo de nómina, queda el antes y el después.
El contrato y los documentos de RH siguen en su sistema de RH. WorkAxle guarda lo que pasa en el turno.
¿Qué puede revisar esta semana?
- Elija a tres personas al azar y busque su contrato, sus controles de asistencia del último año y sus recibos de vacaciones y primas.
- Confirme cuánto tiempo guarda cada documento después de una baja.
- Revise si sus controles de asistencia muestran la hora de inicio y de fin de cada persona.
- Lea con su asesor la fracción XXXIV del artículo 132: qué dice del registro y del acuerdo con su personal, y qué falta por definir.
¿Lo va a compartir con dirección, nómina o su asesor? El enlace abre esta misma página, y la versión impresa trae la tabla de documentos y las fuentes.
Este texto no constituye asesoría legal. Las obligaciones varían según el centro de trabajo y cambian con el tiempo. Confirme las suyas con la Secretaría del Trabajo y Previsión Social o con un asesor calificado.
Preguntas frecuentes
¿Qué documentos debe tener un expediente laboral?
La Ley Federal del Trabajo no usa el término «expediente laboral». Su artículo 804 obliga a conservar y exhibir en juicio la nómina o los recibos de salario, y los comprobantes de pago de utilidades, vacaciones, aguinaldo, primas y seguridad social. También los contratos individuales, cuando no hay contrato colectivo o contrato ley aplicable, y los controles de asistencia, cuando se llevan en el centro de trabajo2.
¿Cuánto tiempo se guardan los documentos de un trabajador?
Los contratos individuales, cuando no hay contrato colectivo o contrato ley aplicable, mientras dure la relación y hasta un año después. La nómina, los controles de asistencia que se lleven en el centro de trabajo y los comprobantes de pago, durante el último año y un año después de que termina la relación2.
¿Qué pasa si la empresa no presenta en un juicio los documentos que debe conservar?
Si no cumple con el artículo 804, se presumen ciertos los hechos que la persona trabajadora afirma en su demanda sobre esos documentos, salvo prueba en contrario4.
¿Quién tiene que probar la jornada de trabajo?
La empresa, cuando hay controversia sobre la «jornada de trabajo ordinaria y extraordinaria, cuando ésta no exceda de nueve horas semanales» (artículo 784, fracción VIII)1.
¿El registro electrónico de jornada es obligatorio?
La reforma de 2026 agregó la obligación de registrar de manera electrónica la jornada de cada persona, incluido el horario de inicio y de fin, y de entregarlo a la autoridad cuando lo pida7. A quién aplica lo definirán disposiciones de la STPS que, según el decreto, entran en vigor a partir del 1 de enero de 20278. Al 21 de octubre de 2026 no las encontramos publicadas en el Diario Oficial.
https://www.workaxle.com/es/centro-de-cumplimiento/mexico/expediente-laboral