Doce por ciento menos de costo salarial, empezando con veinte tiendas.

El cliente es uno de los grupos de distribución y retail farmacéutico más grandes de Europa, que opera una red de farmacias en más de dos docenas de mercados europeos, con más de 40,000 empleados, más de 2,700 farmacias propias y 161 centros de distribución. Casi todo proyecto de personal empieza por el rol de turnos. Este grupo hizo lo contrario. Empezó por el pronóstico.

Cada minuto que un cliente espera en una farmacia es un riesgo de satisfacción y un riesgo de ingreso. Pero una farmacia no puede resolver ese riesgo poniendo siempre gente de más, porque los márgenes no lo permiten. Así que la pregunta real nunca fue cómo asignar el turno. Fue cómo saber, por ubicación, por día y por hora, cuánta gente iba a necesitar de verdad el mostrador antes de que el rol se publicara.

En miles de farmacias, en mercados con volúmenes de clientes, temporadas y reglas locales distintas, esa pregunta no tenía respuesta estándar. Algunas ubicaciones tenían gente de sobra y desperdiciaban dinero; otras se quedaban cortas y perdían la confianza del cliente. La varianza misma era el problema, y se estaba administrando con costumbre histórica y la intuición del gerente. El grupo tenía años de datos operativos y ningún sistema para convertirlos en una predicción de personal sobre la que el responsable del rol de turnos pudiera actuar.

Así que la pregunta dejó de ser qué plataforma tenía más funciones. Pasó a ser si un pronóstico construido con su propio historial podía predecir la demanda lo bastante bien para confiarle el costo salarial, tienda por tienda y país por país.

En vez de comprometer todo el continente a la promesa de un proveedor, el grupo hizo que WorkAxle se ganara cada expansión con resultados. WorkAxle construyó un modelo de pronóstico de demanda con la realidad operativa propia del grupo: patrones de afluencia de clientes, proporción de farmacéuticos por cliente, mínimos de dotación regulatorios y objetivos de costo laboral, y luego lo puso a prueba con dos años de datos operativos reales del grupo.

No una demo con números sintéticos. Una prueba sobre el desempeño real de tienda, los patrones reales de dotación y los resultados reales con clientes. Con un modelo validado con datos en la mano, la dirección autorizó un piloto en vivo con sus propios números, no con una proyección de ventas.

WorkAxle implementó el pronóstico de demanda en unas veinte farmacias de un mercado europeo. El piloto probó el modelo en condiciones reales de operación, con farmacéuticos reales, afluencia real de clientes y movimiento real de temporada. Los farmacéuticos y los gerentes de tienda dijeron en qué acertaba y en qué fallaba el pronóstico en el piso, y el modelo se afinó con esa retroalimentación.

Solo entonces el grupo escaló, y se expandió a unas cien tiendas de la red de ese país. El mismo modelo se está extendiendo ahora a otros mercados de la cobertura del grupo, de más de 2,700 farmacias en más de dos docenas de países. Veinte tiendas, luego cien, luego el continente: cada paso validado antes de empezar el siguiente.

La diferencia vino de tres cosas: el modelo se construyó con el historial propio del grupo, así que predecía su demanda y no la de una farmacia genérica; el despliegue fue por fases, así que nadie tuvo que apostar miles de ubicaciones a ciegas; y el pronóstico fue por delante en vez de ir detrás de la programación.

WorkAxle es una plataforma empresarial de gestión de la fuerza laboral centrada en cumplimiento, diseñada específicamente para organizaciones reguladas con personal en varias jurisdicciones y con varios sindicatos. Del pronóstico de demanda a la integración con nómina, es la capa operativa para empresas donde las reglas laborales son demasiado complejas para herramientas genéricas. WorkAxle es Workday Innovation Partner (Silver), Design Approved y publicada en Workday Marketplace, y socia de SAP (SAP PartnerEdge) con integración a SAP SuccessFactors.