31% de ahorro en costo salarial en más de 1,400 ubicaciones.

El cliente es una cadena líder de farmacias en Arabia Saudita, con más de 25,000 empleados y personal móvil que opera más de 1,400 farmacias de retail, clínicas y almacenes de distribución en todo el reino. Como empresa que cotiza en bolsa bajo la ley laboral saudí, cada turno, cada descanso y cada hora tienen que sostenerse ante una auditoría, en una fuerza laboral que se extiende mucho más allá del mostrador de farmacia hacia equipos móviles de campo, personal de entrega y apoyo clínico.

En más de 1,400 sitios pequeños con poca supervisión en piso, la asistencia se basaba en la confianza. La gente registraba entrada y salida a voluntad. Las tarjetas de asistencia se desfasaban, y se acumulaban horas que nadie podía verificar. En una red de este tamaño, la fuga salarial no era incidental: era estructural.

Para una empresa que cotiza en bolsa y opera bajo la ley laboral saudí, eso creaba dos problemas que se acumulaban. Cada turno, cada descanso y cada hora tenían que sostenerse ante una auditoría. Y la fuerza laboral se extendía mucho más allá del mostrador hacia equipos móviles de campo, personal de entrega y apoyo clínico que nunca se presentaban en un sitio fijo, un segmento que venía operando prácticamente fuera de cualquier control centralizado. Debajo de todo había un conjunto de sistemas heredados que no se hablaban entre sí, cada uno generando su propia versión de la verdad.

Así que la pregunta dejó de ser qué plataforma tenía la lista de funciones más larga. Pasó a ser si un solo sistema podía verificar quién estaba en sitio, confirmar que de verdad estaba ahí, y cerrar la brecha entre horas registradas y horas trabajadas, en más de 1,400 ubicaciones, en un plazo aceptable para el negocio. La cadena evaluó decenas de proveedores, incluidas las principales plataformas globales establecidas, para averiguarlo.

Verificar la presencia en más de 1,400 sitios pequeños no es un interruptor que se activa. Los métodos estándar de ubicación no aguantaban en el contexto saudí: las antenas celulares están demasiado separadas para triangular de forma confiable en sitios de retail pequeños, y la geocerca por GPS se puede suplantar. Exigía una plataforma que pudiera comprobar, antes de que arrancara el reloj, que la persona correcta estaba físicamente en el sitio correcto, en cada registro de entrada, en todas partes.

De las decenas de proveedores que la cadena evaluó, esa capacidad es lo que separó a las plataformas hechas para esta realidad de las que no. WorkAxle combinó Programación y Registro de jornada y asistencia con un motor de reglas de cumplimiento y validación de ubicación resistente a suplantación que manejaba de forma nativa el problema más difícil de la red.

El problema más difícil entró primero. Como no se podía confiar en los métodos estándar de ubicación a esta escala, WorkAxle desplegó balizas (beacons) físicas en sitios de toda la red, dándole a cada ubicación un punto de referencia preciso y resistente a suplantación. Antes de que arranque el reloj, el sistema confirma que la persona está físicamente presente en esa baliza. No hay forma de darle la vuelta.

Las balizas confirmaron el dónde. La validación de identidad al registrar entrada confirmó el quién: que la persona en la tarjeta de asistencia era la persona en sitio. Juntas cerraron el registro por otra persona, y lo que salió del otro lado fueron datos limpios y auditables.

Los equipos de campo, el personal de entrega y el apoyo clínico que habían operado fuera del control centralizado entraron a la misma plataforma que todos los demás, y el conjunto de sistemas heredados y fragmentado se colapsó en una sola capa operativa integrada con los sistemas de RH y de nómina que la cadena ya tenía.

WorkAxle es una plataforma empresarial de gestión de la fuerza laboral centrada en cumplimiento, diseñada específicamente para organizaciones reguladas con personal en varias jurisdicciones y con varios sindicatos. Del pronóstico de demanda a la integración con nómina, es la capa operativa para empresas donde las reglas laborales son demasiado complejas para herramientas genéricas. WorkAxle es Workday Innovation Partner (Silver), Design Approved y publicada en Workday Marketplace, y socia de SAP (SAP PartnerEdge) con integración a SAP SuccessFactors.